Fornitura e Assistenza Software

Consente l’automazione dei principali documenti istituzionali dell’ente come Delibere, Determinazioni, Decreti, Ordinanze, Notifiche, Albo Pretorio.

Utilizza un Database relazionale ed un programma di gestione testi rispondenti alle specifiche informatiche previste dalle Circolari AGID. Punti qualificanti della procedura sono:

MULTIUTENZA

L’inserimento delle pratiche può essere eseguito contemporaneamente da più posti di lavoro con possibilità di profili differenziati per i vari utenti.

EDITORIA AVANZATA PERSONALIZZATA

Il gestore dei testi della Procedura, può essere scelto dall’utente. Sono consigliati MS Office o OPEN Office.

STAMPANTI

Sono utilizzabili le più diffuse periferiche di stampa laser e getto di inchiostro supportate dall’ambiente WINDOWS.

È consigliabile l’uso di  una  Laser  per  la  produzione di copie multiple. Ogni stampa può essere generata a video per rapide consultazioni.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

E’ prevista l’esportazione dei documenti per la Conservazione Sostitutiva verso numerosi conservatori certificati (Parer, Unimatica, Aruba, Infocert).

SICUREZZA

Ogni utente ha modalità di accesso (Sola Lettura, Lettura/Scrittura, Cancellazione, Nessun Accesso) ai singoli archivi della Procedura, in funzione di una Password richiesta al momento del lancio o tramite accesso con smart card.

CONSULTAZIONI E RICERCHE

L’uso del Database relazionale consente le più ampie possibilità di ricerca in base alle informazioni di Intestazione (Oggetti, Settori, nomi, date, pubblicazione, ecc.). I dati  sono visualizzabili ed esportabili anche in forma tabellare. È possibile selezionare i documenti prodotti sulla base di parti di testo in essi contenuti (full-text search). Le funzioni di duplicazione e manutenzione dei testi sono semplici ed ergonomiche.

INSTALLAZIONE

L’alto grado di parametrizzazione della Procedura rende possibile il suo utilizzo in Comuni, Comunità Montane ed altri Enti indipendentemente da dimensione e da eventuali norme particolari di regolamentazione interna.

Anche l’eventualità del Commissariamento straordinario è gestita completamente.

CONTROLLI INTERNI (L. 174/2012)

Estrazione casuale degli atti, secondo la legge 174/2012.

ESPORTAZIONE ANAC (EX AVCP)

E’ prevista l’esportazione dei dati in conformità alla Legge 190/2012, art. 32 e s.m.

AIUTO

La procedura è corredata da un completo Help on-line.

RIFERIMENTI NORMATIVI

È conforme alla disposizione della vigente normativa:

Legge n. 62 del 10/02/1963, Legge n. 142/1990, D.L.vo n. 241/1990, D.L.vo n. 267/2000, D.L.vo n. 196/2003 Codice Procedura Civile, D.L.vo n. 82/2005, D.L.vo n. 33/2013, DPCM del 13/11/2014.

La procedura di gestione del PROTOCOLLO consente l’archiviazione dei documenti in arrivo, in partenza ed interni all’ente rispettando le prescrizioni di legge e le tradizionali consuetudini operative dell’ufficio.

La procedura è conforme al DPR  445/2000 alle varie circolari AGID ed alle specifiche del Progetto di e-Government DOCAREA, ora DOCER. La procedura utilizza i più diffusi RDBMS, garantisce alte prestazioni nella gestione degli archivi, che in questa particolare procedura facilmente raggiungono dimensioni elevate. Sono da segnalare :

MULTITERMINALITÀ

L’inserimento delle pratiche può venire eseguito contemporaneamente da più posti di lavoro, con possibilità di accessi differenziati per diversi utenti.

VELOCITÀ DI RICERCA

L’uso di metodi speciali di ricerca consente anche su grandi numeri di pratiche tempi di risposta non rilevabili.

ARCHIVIAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI

La procedura è predisposta per la gestione delle periferiche grafiche opzionali (scanner) necessarie per la completa gestione dell’archiviazione ottica dei documenti con segnatura digitale delle immagini.

SICUREZZA E PRIVACY

L’accesso alle procedure può avvenire sia tramite Smart Card che con accesso tradizionale (Username e Password) e un sofisticato sistema di gestione degli accessi concede ai vari utenti le funzionalità e la visibilità dei dati (gestione dei dati sensibili) pianificate.

SEGNATURA

E’ prevista l’emissione di targhette autoadesive dotate di logo dell’Ente, dati di segnatura e codice a barre.

GESTIONE PRATICHE, WORK FLOW, E- GOV

La procedura prevede  l’integrazione con un sofisticato sistema di gestione delle pratiche con indicazioni dello stato, dei responsabili di fase e di procedimento, dei tempi e dei modi.

Introduzione
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Particolarmente importante è infatti la validità giuridica nel tempo, che assolve all’obbligo di conservazione pluriennale, garantita dalla marcatura temporale.

Le norme tecniche e gli obblighi a cui deve adempiere il Responsabile della Conservazione, sono tali da renderli difficilmente attuabili in autonomia all’interno delle P.A., inoltre la norma indica che da Aprile 2017 i sistemi di conservazione utilizzabili saranno solo quelli adeguati secondo le regole tecniche del DPCM 3/12/2013 (e quindi riconosciuti da Agid). Nascono quindi sul mercato una serie di servizi di conservazione sostitutiva già aderenti alle suddette norme ed a cui l’ente può delegare gli obblighi del Responsabile della Conservazione. Tali servizi normalmente sono accessibili tramite applicazioni WEB e mettono a disposizione servizi di integrazione con il back office dell’ente.

Occorre quindi convogliare i documento prodotti dai vari settori dell’ente verso il sistema di conservazione prescelto in modo organico e possibilmente senza pesare sulle normali attività degli uffici. All’interno di questo scenario Datagraph ha sviluppato Archiver.Net

Archiver.Net

L’obiettivo di Archiver.Net è quello di coordinare la raccolta di tutti i documenti passibili di essere inviati alla conservazione sostitutiva e di riversarli tramite le apposite interfacce software di integrazione al sistema di conservazione scelto dall’ente.

Dal punto di vista dell’architettura software Archiver.Net è un’applicazione desktop organizzata a plug-in sia per quanto riguarda l’input, ovvero la raccolta dei documenti dalle applicazioni di back office, che per quanto riguarda l’output, ovvero l’invio al sistema di conservazione. Risulta quindi particolarmente flessibile ed estensibile, potenzialmente anche verso applicazioni di back office non Datagraph.

Il sistema permette di adattarsi alle diverse specifiche tecnologiche dai vari fornitori del servizio di conservazione. Attualmente  i sistemi supportati sono : Unimatica, Par.Er., DAX, Aruba DocFly, LegalDoc di Infocert.

La funzionalità di colloquio con i sistemi si conservazione non serve solo per inviare documenti, ma dove previsto anche per rendere disponibile il documento originale conservato recuperandolo dal sistema di riferimento  ( esibizione ).

Archiver.Net mette a disposizione dell’utente, tipicamente un operatore CED o un incaricato alla conservazione, una interfaccia semplice ed intuitiva tramite la quale configurare le opzioni del sistema e tramite la quale è possibile eseguire una serie di operazioni:

• Verifica dei documenti passibili di conservazione secondo le regole impostate
  • Ricerca su tutto il backoffice o su uno specifico applicativo
  • Ricerca complessiva o secondo filtri specifici (tipologia documentale, per intervallo di data del documento, ecc….)
• Possibilità di visualizzare ed accedere al documento fisico da conservare direttamente dall’interfaccia di Archiver.Net
• Gestione di Firma Massiva per permette di firmare per “copia conforme” tutti i documenti privi di  firma digitale ma che si desidera ugualmente inviare in conservazione sostitutiva
• Invio in conservazione dei documenti estratti con possibilità di eseguire delle sotto selezioni
• Consultazione dello storico delle sessioni di lavoro con dettaglio dello stato di conservazione per ogni singolo documento inviato.
• Funzionalità di richiesta di esibizione per uno specifico documento.

Nei programmi di BackOffice viene evidenziato quali documenti o unità documentarie sono state inviate in conservazione, con informazioni relative alla data ed allo stato di conservazione e la possibilità di richiamare direttamente la funzionalità di esibizione del documento.

Normativa.

DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Codice dell’amministrazione digitale: art. 40 e seguenti (Capo III), DPCM 13 gennaio 2004, Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004, Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 e Note esplicative, Circolare Ministeriale n. 36/E del 6 dicembre 2006.

• Consultazione immediata di ogni dato corrente e storico del cittadino.
• Wizard guidati per eseguire ogni tipo di variazione (Nascita, Matrimonio, Morte, Cittadinanza, ecc..), gli stessi utilizzati in Stato Civile.
• Possibilità di poter esportare ogni visione tabellare dei dati in diversi formati (Word, Excel, Xml, ecc.).
• Gestione completa dell’archivio storico dei cittadini e delle famiglie per eliminazione cartaceo tramite schedario virtuale.
• Consultazione e stampa di Cartellino Anagrafico AP/5 e  Schede di Famiglia AP/6, storiche e non.
• Scannerizzazione e conservazione di tutti i tipi di documento personale per creare un Fascicolo informatico del Cittadino.
• Possibilità di inviare periodicamente via PEC alla Questura la scansione dei Cartellini di Carta d’Identità rilasciati.
• Integrazione all’interno della procedura del modulo per la comunicazione con il software Ministeriale per il rilascio della CIE.
• Certificazioni personalizzabili tramite Microsoft Office o Open Office/Libre Office.
• Prestampati personalizzabili per ogni postazione e per ogni driver di stampa.
• Strumento interattivo per creazione di esportazioni, indagini ed estrazioni statistiche parametriche, per campione, per fasce di età ecc. correnti e storiche per evento o per definizione della pratica. Sui soggetti estratti è possibile eseguire qualunque tipo di stampa, certificazione di massa ecc con output in formato Word, Excel, ASCII, HTML, XML, PDF.
• AP/10 con  controllo istantaneo dei cittadini e delle famiglie movimentate.
• Estrazioni per la compilazione automatica della Vigilanza Anagrafica.
• SAIA e ISTATEL integrati all’interno della procedura senza l’uso di moduli esterni.
• Gestione AIRE: sono previste tutte le funzioni per gestione dei dati Aire compresa la stampa del Modello AIRE01 e la estrazione dei dati Aire da importare nel programma del Ministero.
• Consultazione Web per l’accesso controllato alla visione dei dati anagrafici da parte di altri uffici/enti, compresa l’eventuale foto del cittadino. I dati visibili possono essere personalizzati a seconda del tipo di Ente. E’ prevista anche l’autocertificazione per il cittadino.
• Gestione Leva e Ruoli Matricolari.

Normativa:

Legge nr. 1228 del 1954, DPR nr. 136 del 1958, DPR 30 Maggio 1989, n. 223, Metodi e norme ISTAT serie B 21, Metodi e norme ISTAT serie C 09, Allegati al censimento ISTAT del 1991, Decreto-legge 9 febbraio 2012, n.5, convertito in legge 4 aprile 2012, n. 35, LEGGE 20 maggio 2016, n. 76.

• Estrazione automatica da Anagrafe delle informazioni di variazione per la gestione delle revisioni elettorali.
• Gestione completa dell’archivio storico degli elettori per eliminazione cartaceo tramite schedario virtuale.
• Consultazione e stampa della scheda elettorale attuale e storica.
• Gestione Liste Elettorali e Revisioni per le liste di: Residenti e A.I.R.E, Elezioni Parlamento Europeo, Cittadini Unione Europea, Bolzano, Trento e Valle d’Aosta.
• Stampa delle  liste elettorali ad una data qualsiasi con eventuali variazioni intercorse dalla data di ricompilazione.
• Stampa liste elettorali su foglio bianco tramite stampante laser A3 o A4 con la gestione dei timbri del comune e della Circondariale.
• Gestione verbali delle revisioni dinamiche e semestrali con personalizzazione tramite Microsoft Office o Open Office/Libre Office.
• Prestampati personalizzabili per ogni postazione e per ogni driver di stampa.
• Scannerizzazione e conservazione di tutti i tipi di documento personale per creare un Fascicolo informatico dell’elettore.
• Registrazione dei Verbali ed Allegati nel Fascicolo elettronico della revisione.
• Invio tramite PEC con o senza firma digitale ed eventuale protocollazione automatica delle Liste Elettorali, dei 3D, dei Telegrammi/Fax, ecc.
• Gestione delle funzionalità da eseguire in occasione di una consultazione elettorale, quali: Elenchi e Verbali di Iscritti non ancora diciottenni, Votanti all’estero, Votanti solo per la Camera per le Elezioni Politiche ed Elettori all’Aire con distinta e cartoline avviso.
• Gestione Elezioni accavallate senza la necessità di duplicare la base dati.
• Gestione delle Elezioni Giovanili per la elezione dei consigli di Quartiere e delle Elezioni Primarie per le Regioni che eleggono direttamente il Presidente delle Regione. Possono essere accorpate più sezioni e si possono stampare le liste elettorali per questo tipo di elezione.
• Riorganizzazione Sezioni tramite simulazione per cambio struttura sezioni con stampe previsionali del corpo elettorale.
• Rilevazione semestrale e dinamica delle liste elettorali.
• Gestione degli albi degli scrutatori di seggio e dei presidenti.
• Gestione dell’Albo dei Giudici Popolari di Assise ed Assise-Appello.

Normativa

DPR nr. 223 del 1967, Circolare nr. 965/Ms del 1967, Circolare nr. 1100/L del 1969, Circolare nr. 2600/L del 1986, Legge n. 287  del 1951, Legge n. 405 del 1952, Legge nr.1441 del 1956

• Possibilità di stampa degli Atti su foglio prestampato o su foglio bianco con o senza cornice.
• La procedura trasmette automaticamente all’anagrafe le variazioni conseguenti agli Atti di Stato Civile tramite percorsi guidati (Wizard).
• La compilazione degli atti in bianco è eseguita richiamando dal formulario i relativi testi che sono stati caricati per ciascun tipo di atto. L’operatore ottiene, quindi, automaticamente il testo già compilato a video e disponibile per eventuali integrazioni. Non si ha limite sulla lunghezza degli atti in bianco ed è possibile gestire, a propria scelta, uno o più atti per pagina.
• Iter completo delle comunicazioni previste per ogni Atto con possibilità di invio tramite PEC con o senza firma digitale e con eventuale protocollazione.
• Stampa integrale degli Atti in formato A4 con possibilità di invio tramite PEC con o senza firma digitale e con eventuale protocollazione automatica.
• Certificazioni personalizzabili tramite Microsoft Office o Open Office/Libre Office.
• Stampa degli Estratti internazionali di Nascita, Matrimonio e Morte.
• Prenotazione di Pubblicazione degli Atti di Matrimonio nell’Albo Pretorio e pubblicazione Web sul sito istituzionale.
• Gestione Archivio separazione/divorzi/variazioni condizioni art.6 e art. 12 con la creazione del file per l’ISTAT.
• Gestione Nuovo registro Provvisorio delle Unioni Civili.
• Gestione Archivio dei Permessi di seppellimento delle Autorizzazioni Cremazioni/Trasporto storicizzati per ristampa in qualunque momento.
• Gestione del Passaporto Mortuario, trasporto, cremazione e affidamento dispersione ceneri.
• Verbali di verifica e di consegna dei registri dello Stato Civile.
• ISTATEL integrato all’interno della procedura senza utilizzo di moduli esterni.

Normativa:

Ordinamento di Stato Civile, Legge 09/07/1939, nr. 1238, D.M. 7/07/1958, D.M. 18/11/1967, D.M. 01/07/1975, D.M. 15/04/1971, D.M. 06/12/1975, D.M. 17/12/1987, D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, Legge 6 maggio 2015 n. 55, Legge 20 maggio 2016, n. 76.

• Gestione storica delle votazioni relative ad elezioni amministrative comunali, provinciali e regionali, dei referendum, delle elezioni politiche e del parlamento europeo.
• Recupero automatico da procedura Elettorale degli aventi diritto al voto per Sezione in base al tipo di Elezione.
• Caricamento in tempo reale delle affluenze ai Seggi e riepiloghi di avanzamento percentuale votanti.
• Gestione risultati finali dai Seggi caricati in tempo reale da più postazioni: stampa riepiloghi per sezione e totali con voti validi e non validi, creazione di grafici dell’andamento dei risultati.
• Stampa del candidato Sindaco vincente e dei Consiglieri eletti in base ai voti di preferenza in elezioni comunali.
• Gestione dell’eventuale turno di ballottaggio in elezioni comunali.
• Pubblicazione online (modulo integrativo): consiste in modulo web collegato al Sito del Comune, con una grafica di immediata comprensione che si auto alimenta ad intervalli prefissati al fine di consentire a chiunque di seguire l’avvenimento elettorale in diretta.

L’applicativo Paghe con i suoi oltre 400 Clienti è un fiore all’occhiello della Suite Datagraph, vanta tecnici di esperienza ventennale e la collaborazione di importanti studi di consulenza specifici per le Pubbliche Amministrazioni.

GESTIONE DEI DEFUNTI

• Integrazione con Anagrafe, Stato Civile, Tributi e Protocollo Datagraph.
• Gestione dello storico dei movimenti del defunto.
• Semplice wizard di gestione degli spostamenti con verifica preliminare automatica dello stato di occupazione della destinazione.
• Grafici riepilogativi dello stato di occupazione e dell’andamento degli ingressi e delle uscite.
• Gestione delle operazioni cimiteriali (esumazioni, estumulazioni, trattamenti, ecc…) e dei relativi importi da corrispondere.
• Archivio delle autorizzazioni al trasporto, alla cremazione, alla dispersione delle ceneri e al loro affidamento.
• Gestione dei Documenti Allegati

GESTIONE DEI CONTRATTI DI CONCESSIONE

• Semplice creazione di Contratti grazie a collegamento grafico interattivo con le Sepolture
• Storico dei contratti che hanno riguardato ogni sepoltura
• Tariffario per calcolo automatizzato degli importi di concessione
• Gestione automatica dei rinnovi
• Stampe e Modelli personalizzati

• Situazione della singola lampada (attivazione, intestatario, tariffa applicata, fatture emesse …) accessibile con un semplice doppio click del mouse sulla sepoltura d’interesse.
• Gestione automatica di voltura/subentro delle utenze a partire da una singola lampada, anche massiva.
• Cessazione/continuazione automatiche dei contratti di luci votive a fronte di spostamenti.
• Addebito e accredito di importi una tantum.
• Wizard per calcolo bollette.
• Gestione dei flussi SEPA per domiciliazione bancaria.
• Stampa in proprio dei bollettini.
• Rendicontazione automatica.